VDZ Arnhem professionaliseert met inzet van betaalde krachten

VDZ Arnhem is een amateurvoetbalvereniging, opgericht in 1926, en biedt ruimte voor zowel recreatief als prestatief voetbal. Het motto van VDZ is: voetbal met meer plezier. Binnen de club leeft sterk het besef dat iedereen een bijdrage levert.

Al in 2005 voerde de club een vrijwilligersregeling in, geïnspireerd op een tennisvereniging uit Gouda. Vrijwilligerswerk werd verplicht voor leden of ouders, waarbij taken via een online-systeem werden verdeeld. “Leden stemden ermee in, maar het kostte wel wat moeite om te zorgen dat iedereen zich daar ook aan hield”, vertelt Sjors van Leeuwen, voormalig bestuurslid en actief op communicatiegebied.

“In de eerste jaren hebben we sterk ingezet op naleving: wie zich niet aan afspraken hield, kon rekenen op een waarschuwing, boete en uiteindelijk zelfs schorsing. Bart Drewes, voorzitter van VDZ, vult aan: “Nog steeds zitten we er bovenop, maar de weerstand is minder. Nieuwe leden weten niet beter. De club zet in op waardering, met een jaarlijks vrijwilligersfeest VDZ Bedankt en een verkiezing voor vrijwilliger van het jaar. Die aanpak werkt. “De cultuur is nu: iedereen draagt iets bij, dus ik ook”, zegt Drewes.

Meer continuïteit met betaalde krachten

Toch veranderde de praktijk. De club groeide snel, vrijwilligers hadden minder tijd en sommige taken werden steeds specialistischer. “De beschikbaarheid van vrijwilligers verandert”, zegt Sjors Van Leeuwen. “Veel ouders werken fulltime. Daarnaast zijn sommige functies gewoon te belangrijk om structureel afhankelijk te zijn van vrijwilligers.”

Hij noemt voorbeelden als ledenadministratie, horeca, materiaalbeheer en jeugdopleiding. “Als een clubbladcommissie wegvalt, is dat vervelend. Maar als je ledenadministratie niet klopt of je clubhuis niet draait, valt de hele vereniging stil.” VDZ besloot daarom kritisch te kijken waar betaalde inzet echt toegevoegde waarde had op het gebied van kennis, continuïteit en beschikbaarheid. “Liever werken we niet met betaalde krachten”, zegt Van Leeuwen. “Maar op een gegeven moment red je het simpelweg niet meer zonder.”

Inmiddels werkt VDZ met meerdere betaalde krachten:

• Verenigingsmanager
• Hoofd jeugdopleiding
• Hoofd jeugdvoetbal
• Vrijwilligersplanner
• Ledenadministrateur
• Crediteurenadministrateur

Daarnaast denkt de club na over verdere professionalisering, bijvoorbeeld op horecagebied. “Je koopt continuïteit”, zegt Van Leeuwen. “Veel functies vragen structureel 12 tot 16 uur per week. Dat lukt in de praktijk niet altijd met vrijwilligers.”

De verenigingsmanager als oliemannetje

De belangrijkste nieuwe rol is die van verenigingsmanager. Volgens voorzitter Drewes ontstond daar een duidelijke behoefte aan. “Het bestuur houdt zich bezig met de lange termijn en zet de koers uit”, zegt hij. “Maar we hadden iemand nodig die de uitvoeringskracht organiseert. Van Leeuwen: “Wij noemen dat ook wel een oliemannetje: de olie tussen vrijwilligers, zodat alles soepel loopt.”

VDZ vond die persoon in eigen gelederen, dus iemand uit de eigen vereniging. “Dat helpt enorm”, zegt Drewes. “Zo iemand kent de club, begrijpt hoe een vereniging werkt en weet wat er speelt. Het is wel belangrijk dat hij of zij organisatorisch vermogen heeft, gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en begrijpt wat het is om met vrijwilligers te werken”.

De invulling van de functie bleef bewust flexibel. “Wendbaarheid is belangrijk”, zegt Van Leeuwen. “De behoefte verschuift continu. De ene keer speelt er iets in de horeca, de andere keer bij het materiaalbeheer. Die flexibele invulling biedt ook ruimte voor eigen initiatief: de verenigingsmanager investeerde veel energie in evenementen. Daaruit ontstond onder meer de succesvolle Super Saturday, een drukbezochte clubdag die inmiddels veel extra omzet oplevert.”

Vrijwilligers ondersteunen, niet vervangen

Binnen VDZ is duidelijk afgesproken dat betaalde krachten er zijn om vrijwilligers te ondersteunen, niet om hen te vervangen. “De verenigingsmanager staat ten dienste van vrijwilligers”, zegt Van Leeuwen. “Daardoor blijft het leuker voor hen en verzuipen ze niet in het werk.”

Dat betaalt zich volgens de club terug. Commissies krijgen makkelijker dingen georganiseerd, vragen worden sneller opgepakt en de vereniging is beter bereikbaar voor leden, buurt en gemeente. “VDZ is een open sportpark waar veel gebeurt”, zegt Drewes. “Dan is het belangrijk dat er een duidelijk aanspreekpunt is dat snel kan schakelen.”

Gezonde financiële basis

De professionalisering wordt grotendeels betaald uit eigen inkomsten. De vereniging financiert de betaalde krachten uit de reguliere verenigingsbegroting: contributie, sponsoring en horeca-inkomsten. Het ledenaantal groeide de afgelopen jaren sterk, waardoor ook de contributie-opbrengsten stegen. Daarnaast zorgen sponsorinkomsten, de Grote Clubactie, Super Saturday en kantineomzet voor extra ruimte.

Ook op kosten wordt scherp gestuurd. “We hebben een behoudende begroting”, zegt Drewes. “We rekenen alleen met inkomsten die zeker zijn. Wij betalen geen spelers en richten ons op breedtesport. Daardoor ontstaat ruimte om te investeren in organisatie.” De club profiteert bovendien van lage energielasten dankzij 260 zonnepanelen op het dak.

Nieuwe kansen met open club

Met een nieuw clubhuis op Sportpark Cranevelt ziet VDZ verdere kansen. De club wil faciliteiten mogelijk ook verhuren aan partners uit de omgeving, zoals een buitenschoolse opvang of fysiotherapiepraktijk. “Dat levert extra inkomsten op”, zegt Drewes. “Maar vraagt ook weer om goede organisatie. Dan moet je nadenken of daar opnieuw betaalde capaciteit voor nodig is.” Volgens hem past dat binnen de ontwikkeling van VDZ als open en maatschappelijke club.

Balans tussen vrijwilligers en betaalde krachten

VDZ benadrukt dat betaalde krachten geen doel op zich zijn, maar een middel om vrijwilligerswerk werkbaar en aantrekkelijk te houden. “Ik zou groeiende verenigingen aanraden om goed te kijken waar het stroef loopt,” zegt Van Leeuwen. “Waar wordt het voor vrijwilligers te veel of minder leuk? Daar liggen vaak logische kansen voor professionalisering.”

VDZ noemt zichzelf een hybride vereniging: gedragen door vrijwilligers, versterkt door professionals op cruciale plekken. “Ook het bestuur werkt vrijwillig”, zegt Drewes. “Dat vergeten mensen soms. Maar juist door slim te professionaliseren, houden we het vrijwilligerswerk leuk én de club toekomstbestendig.”