Zo motiveert AV Spartaan leden om vrijwilligerstaken op te pakken

AV De Spartaan bestaat sinds 1961 en is een van de grotere atletiekverenigingen van Nederland. Op een trainingscoördinator na draait AV De Spartaan volledig op vrijwilligers. Verdeeld over twintig commissies zetten leden zich in voor onder meer locatiebeheer, wedstrijdorganisatie, het clubblad en sponsoring. Om die inzet te organiseren en vrijwilligers betrokken te houden, beschikt de vereniging al vijftien jaar over een actieve vrijwilligerscommissie.

Vrijwilligerswerk anders organiseren

Waar vrijwilligers vroeger vaak jarenlang een omvangrijke functie vervulden, ziet voorzitter Vincent van Stijn dat leden tegenwoordig liever kiezen voor overzichtelijke en afgebakende taken. “De bereidheid om te helpen is er zeker”, zegt hij. “Maar de manier waarop mensen vrijwilligerswerk willen doen, is veranderd. Zij willen vooraf weten hoeveel tijd iets kost en hoe lang zij zich verbinden. Daar moet je als vereniging in meebewegen.”

Daarom kijkt de vereniging kritisch naar bestaande functies wanneer deze vrijkomen. “Vrijwilligers die jarenlang actief zijn, breiden ongemerkt hun vrijwilligersactiviteiten uit”, zegt Van Stijn. “Als zo iemand stopt, is het lastig om een opvolger te vinden voor zo’n uitgebreid takenpakket.” Volgens hem moeten verenigingen af van het idee van de ‘supervrijwilliger’. “We zoeken niet langer één persoon die alles doet. Door taken kleiner en overzichtelijker te maken, verlaag je de drempel om in te stappen en bereik je ook andere leden.”

Zo werd de commissie jeugdatletiek onlangs omgevormd tot een duo-functie en kunnen juryleden tegenwoordig ook een dagdeel jureren in plaats van een volledige wedstrijddag. “In het begin was daar soms weerstand tegen, want verandering is soms lastig”, zegt Van Stijn. “En soms vraagt het wat meer puzzelwerk in de planning. Maar uiteindelijk werkt het heel goed.”

Persoonlijke benadering werkt

Een belangrijke succesfactor bij het aantrekken van vrijwilligers is de persoonlijke benadering. Wanneer een vrijwilliger nodig is, kijkt De Spartaan niet alleen naar mensen die al actief zijn binnen de vereniging. “Juist leden die nog niets doen, willen we betrekken”, zegt Karin Zonneveld, penningmeester van de vrijwilligerscommissie. “Door hen rechtstreeks te vragen voor een specifieke taak en het vertrouwen in hun kunnen uit te spreken, zet je ze vaak aan het denken. Daardoor lukt het regelmatig om nieuwe vrijwilligers enthousiast te maken.” In deze zoektocht wordt rekening gehouden met de achtergrond, interesses en vaardigheden van leden. “Als mensen vergelijkbare werkervaring hebben, is de drempel lager om een verwante taak op te pakken”, zegt Zonneveld. “Maar soms vinden mensen het juist leuk om eens iets totaal anders te doen. Ook dat moedigen we aan.”

Binnen het bestuur vond de afgelopen jaren een flinke verjonging plaats. Daar is bewust op ingezet om een betere afspiegeling van het ledenbestand te vormen, met meer diversiteit in leeftijd en een betere man-vrouw-balans. Steeds vaker weet Van Stijn leden die aan het begin van hun loopbaan staan te enthousiasmeren: “Bestuurswerk is goed voor je persoonlijke ontwikkeling en je doet waardevolle ervaring op”, zegt hij.

Warm ontvangst voor vrijwilligers

Nieuwe vrijwilligers krijgen bij AV De Spartaan een warm welkom. Eén keer per jaar organiseert de vrijwilligerscommissie een ‘meet and greet’ waarin nieuwe vrijwilligers via een interactieve presentatie kennismaken met de club, de werkwijze en de kernwaarden. “We leggen uit hoe we met elkaar omgaan, wat de rol van vrijwilligers is en hoe de vereniging georganiseerd is”, vertelt Zonneveld. “Veel mensen realiseren zich niet hoeveel werk er achter de schermen wordt verzet.” Volgens haar draagt die bewustwording bij aan de betrokkenheid. “Als mensen zien hoeveel commissies er actief zijn en hoeveel werk er nodig is om alles draaiende te houden, begrijpen ze beter waarom hun inzet belangrijk is.”

Waardering als vast onderdeel van het beleid

AV De Spartaan investeert bewust in waardering. Jaarlijks organiseert de club een vrijwilligersdag met een gezamenlijke activiteit en een lunch of diner. “Dat is niet alleen een bedankje”, zegt Van Stijn. “Het versterkt ook de onderlinge verbinding.” Daarnaast wordt ieder jaar de ‘Wandelstok’ uitgereikt aan de vrijwilliger van het jaar: iemand die zich op bijzondere wijze heeft ingezet voor de vereniging. Voor jeugdvrijwilligers bestaat een aparte onderscheiding: ‘de Sleutel’.

Aan het einde van het jaar ontvangen alle vrijwilligers bovendien een cadeaubon die besteed kan worden bij lokale ondernemers. “Dat geld blijft zo binnen het dorp en bij bedrijven die onze vereniging ondersteunen”, aldus Zonneveld. Ook krijgen vrijwilligers aandacht in het clubblad en op de website, waar iedere maand een vrijwilliger in het zonnetje wordt gezet. Bij bijzondere gebeurtenissen, zoals een geboorte, overlijden of kroonjaar, krijgen vrijwilligers een persoonlijke kaart. “Dat zijn kleine gebaren”, zegt Zonneveld. “Maar ze worden enorm gewaardeerd.”

Gaten mogen zichtbaar zijn

Hoewel veel taken relatief eenvoudig worden ingevuld, ontstaan bij sommige structurele functies nog weleens problemen. Volgens Van Stijn is het belangrijk om de gevolgen daarvan zichtbaar te maken. “Als we geen vrijwilligers kunnen vinden, heeft dat consequenties. En daar zijn we open over.” Zo moest onlangs een jaarlijks loopevenement worden afgelast omdat er geen organisatieteam beschikbaar was. “Enkele weken later had zich al een organisatieteam voor volgend jaar gevormd”, zegt hij. Ook ontstond een tekort aan vrijwilligers voor schoonmaaktaken. “We hebben toen uitgelegd dat het inhuren van een extern bedrijf een contributieverhoging zou betekenen. Uiteindelijk stonden er toch leden op om die taak op te pakken.” De mogelijkheid om vrijwilligerstaken af te kopen bestaat niet bij AV De Spartaan. “Dat past niet bij onze cultuur”, zegt Van Stijn. “Daarmee creëer je een verschil tussen leden die zich dat kunnen veroorloven en leden die dat geld niet hebben. Wij zien het liefst dat iedereen zijn steentje bijdraagt.”