Sinds 2015 vervult Karianne Lagendaal de rol van verenigingsmanager bij HC Rotterdam – met een onderbreking van drie jaar. “Ik ben echt een kind van de club”, vertelt ze. “Ik ben hier opgegroeid, ken de mensen en weet wat er speelt. Dat helpt mij enorm in deze functie.”
Balanceren tussen werk en privé
In 2022 besloot Lagendaal tijdelijk te stoppen. De reden: de intensiteit van het werk. “Als je werkt bij een club waar je zelf ook actief bent, lopen werk en privé al snel door elkaar”, legt ze uit. “Mijn telefoon ging continu. Zelfs ’s avonds of in het weekend werd ik gebeld over praktische zaken, zoals afgelastingen, een dicht hek of douches die niet werkten. Het werk stopte nooit. Inmiddels heb ik een aparte werktelefoon, die ik ook weg kan leggen. Als ze me echt nodig hebben, weten de juiste personen me toch wel te vinden.”
Ook wisselingen in het bestuur speelden mee. “Iedereen heeft zijn eigen ideeën en wil verbeteringen doorvoeren”, zegt Lagendaal. “Logisch, maar ik was vaak degene die moest uitleggen dat bepaalde oplossingen eerder geprobeerd waren – en niet werkten. Daardoor kwam ik in een negatieve spiraal.” Ze stapte over naar Rotterdam Sportsupport, waar ze als verenigingsondersteuner meerdere clubs begeleidde. “Heel leerzaam, maar als adviseur miste ik de slagkracht om echt iets te veranderen.” Toen de functie als verenigingsmanager bij HC Rotterdam opnieuw vrijkwam, was de keuze snel gemaakt. “Hier kan ik een verschil maken.”
Spin in het web van een grote vereniging
Als verenigingsmanager bewaakt Lagendaal het grotere geheel. “Ik houd overzicht op de jaarkalender en de vertaling naar de dagelijkse praktijk. Die helikopterview is essentieel in een grote club.” Ze werkt fulltime en sinds dit seizoen werkt ze ook op de zaterdag. “Dat is de competitiedag voor de jeugd en dan is de club op z’n drukst. Door dan aanwezig te zijn, ben ik zichtbaar, aanspreekbaar en kan ik snel schakelen als dat nodig is.” Ook de zorg voor accommodatie en faciliteiten vallen onder verantwoordelijkheid van de verenigingsmanager. Van kapotte verlichting tot lekkende douches: zij zorgt dat het wordt opgelost of schakelt de juiste partijen in.
Ondersteunen zonder over te nemen
Met zo’n 600 vrijwilligers is HC Rotterdam sterk afhankelijk van betrokken leden. Toch is een betaalde kracht volgens Lagendaal onmisbaar. “Je kunt niet alles bij vrijwilligers neerleggen. Zij hebben andere prioriteiten. Ik zorg voor continuïteit en ben overdag bereikbaar. Dat geeft rust en zorgt dat dingen sneller worden opgepakt.” Haar rol is nadrukkelijk ondersteunend. “Ik ontlast vrijwilligers, maar neem hun taken niet over. Ik ben een laagdrempelig aanspreekpunt en help hen verder als ze ergens tegenaan lopen.”
De kunst van grenzen bewaken
Een belangrijke les voor Lagendaal is het bewaken van haar eigen grenzen. “De valkuil is dat je de hele dag brandjes blust en overal op inspringt. Dan kom je niet toe aan structurele zaken”, zegt ze. “Ik heb geleerd dat ik zelf duidelijk mijn grenzen moet aangeven, maar het bestuur speelt daar ook een rol in. Het helpt als vrijwilligers weten waarvoor ze bij mij terechtkunnen – en waarvoor niet.”
Duidelijke afspraken en goed werkgeverschap
Volgens Lagendaal begint het succes van een verenigingsmanager bij heldere afspraken. “Denk goed na over het takenpakket en stel samen concrete doelen. Anders loop je het risico dat je verzandt in losse klusjes en is de verenigingsmanager alleen bezig met monteurs, leveranciers en telefoontjes.” Ook het werkgeverschap vraagt aandacht. “Een verenigingsmanager is geen vrijwilliger, dus komt er organisatorisch meer bij kijken. Denk aan contracten, vakantiedagen en voortgangsgesprekken. In mijn tijd bij Rotterdam Sportsupport merkte ik hoe fijn het is als dat geregeld is. Dat heb ik meegenomen. Met nieuwe bestuursleden ga ik altijd even om tafel.”
Structurele borging
Bij HC Rotterdam wordt de verenigingsmanager gefinancierd vanuit contributie-inkomsten. Hoewel gemeenten soms subsidies beschikbaar stellen voor een verenigingsmanager, is dat volgens Lagendaal geen duurzame oplossing. “Als je als club de kosten van een betaalde kracht niet structureel kunt borgen, dan kun je er beter niet aan beginnen”, zegt ze. “Als je ervaart hoeveel rust en structuur de inzet van een verenigingsmanager oplevert, is het moeilijk om dat uiteindelijk weer los te laten.”
Succesfactoren van dit praktijkvoorbeeld
- Heldere taken en verwachtingen voorkomen dat een verenigingsmanager verzandt in ad-hoc werkzaamheden.
- Borg de functie in de begroting voor continuïteit en lange termijn impact.
- Zaterdag (drukke competitiedag) als vaste werkdag zorgt voor zichtbaarheid binnen de vereniging.
- Heldere communicatie over de rol en meerwaarde van een verenigingsmanager zorgt voor acceptatie binnen de vereniging.
- Iemand met clubgevoel en kennis van de vereniging weet makkelijker zijn weg te vinden.
