“De betrokkenheid van leden liep destijds terug”, vertelt bestuurslid Marie-Thérèse van Driel. “Dat maakte het lastig om de club goed te laten functioneren.” De vrijwilligerscommissie vond dat het tijd was voor een fundamentele verandering. Die verandering begon letterlijk langs de lijn. Leden en ouders van jeugdleden werden persoonlijk aangesproken met de vraag of zij zich wilden inzetten voor de club. Tegelijkertijd werd het vrijwilligersbeleid aangescherpt: voortaan werd van leden – of ouders van jeugdleden – verwacht dat zij minimaal twintig uur per jaar vrijwilligerswerk doen.
Die aanpak wierp zijn vruchten af. Van de circa 2.000 leden zijn er inmiddels zo’n 700 actief als vrijwilliger. “95 procent van de leden geeft gehoor aan het verzoek”, zegt Van Driel. “Ouders met meerdere kinderen hoeven maar één ouder per gezin in te zetten, daarom valt het totale aantal wat lager uit.”
Duidelijkheid vanaf de start
Volgens bestuurslid Viktorien Mos is helderheid cruciaal. “Nieuwe leden worden vanaf het begin meegenomen in onze werkwijze”, zegt ze. Aan het begin van elk seizoen organiseert de club een presentatie waarin de verwachtingen rondom vrijwilligerswerk duidelijk worden uitgelegd. “Nieuwe leden mengen zich direct met leden die al langer actief zijn binnen de club”, vervolgt Mos. “Dat draagt bij aan legitimiteit en maakt vrijwilligerswerk vanzelfsprekender.”
Positieve benadering
VMHC Cartouche kiest nadrukkelijk voor een positieve insteek. “We willen uitstralen dat het leuk is om iets voor de club te doen”, zegt Van Driel. “Het is de taak van het bestuur om een omgeving te creëren waar mensen graag onderdeel van willen zijn. Als vrijwilligers enthousiast zijn, werkt dat aanstekelijk en motiveren zij anderen om zich ook in te zetten.”
Tijdens de jaarlijkse Cartouche Clubdag presenteren alle commissies zich in marktkramen. “Leden kunnen kennismaken met verschillende taken en een taak vinden die bij hen past”, aldus Van Driel. Ook is de Clubdag het moment dat alle vrijwilligers in het zonnetje worden gezet met een gezamenlijke borrel en diner. “Dat is ons moment om iets terug te geven”, zegt Van Driel. “We hebben daar bewust budget voor gereserveerd. Vrijwilligers helpen ons tenslotte kosten aan betaalde krachten te minimaliseren.”
Slim omgaan met taken
Vrijwilligerstaken lopen uiteen van bardiensten en commissiewerk tot het organiseren van evenementen en het geven van trainingen. Vooral dat laatste is een uitdaging. Met 85 teams, van jeugd tot senioren, vraagt het veel organisatie om alle trainingsuren ingevuld te krijgen. Daar vond de club een creatieve oplossing voor: senioren- en veteranenteams adopteren jeugdteams en verzorgen trainingen. In ruil daarvoor ontvangen zij bartegoed voor de kantine. “Dat werkt verrassend goed”, zegt Van Driel. VMHC Cartouche bedacht ook de actie ‘Mopperen is meedoen’. “Wie denkt dat het beter kan, wordt gestimuleerd om zelf in actie te komen”, legt Van Driel uit. “Zo proberen we een positieve draai te geven aan negatieve geluiden.”
Persoonlijk en gestructureerd
De club gebruikt een app die helpt bij het coördineren van de vrijwilligerstaken en fungeert als een database. “Vrijwilligers geven aan waar hun interesse en expertise ligt, zodat we hen gericht kunnen benaderen”, zegt Mos. “Dat levert vaker een ‘ja’ op dan een algemene oproep per mail.” Kortdurende klussen worden via deze app uitgezet middels een pushnotificatie. “Dat levert vaak snel een match op.”
Het negenkoppige bestuur van VMHC Cartouche wordt inmiddels ondersteund door zo’n 30 commissies. Elk bestuurslid is verantwoordelijk voor een aantal commissies, die ieder een eigen voorzitter hebben. De vrijwilligerscommissie bewaakt het overzicht en houdt bij of leden aan hun verplichtingen voldoen. “De structuur is 15 jaar geleden goed neergezet en daar profiteren we nog steeds van”, zegt Mos. Door alle documentatie op een centrale drive te bewaren, blijft kennis behouden en continuïteit gewaarborgd.
Inzet van leden bevordert sfeer
De vrijwillige inzet van leden is merkbaar in de sfeer rond de velden en in het clubhuis. “Het versterkt onderling contact tussen leden, vergroot de binding met de club en zorgt voor positieve energie”, zegt Van Driel. “Dat helpt de vereniging floreren.”
Succesfactoren van dit praktijkverhaal
- Leden worden individueel en gericht aangesproken op basis van hun interesses en expertise. Dat vergroot de kans op betrokkenheid aanzienlijk.
- Nieuwe leden weten direct wat er van hen verwacht wordt dankzij vaste presentaties en duidelijke afspraken over vrijwilligerswerk.
- Vrijwilligerswerk wordt neergezet als iets leuks en waardevols, met zichtbare waardering zoals de jaarlijkse Cartouche Clubdag en het vrijwilligersdiner.
- Een heldere commissiestructuur, vaste aanspreekpunten en digitale ondersteuning via de Taakie-app zorgen voor overzicht en efficiënte coördinatie.
- Wie zich inzet voor de club voelt zich meer verbonden, wat leidt tot meer onderling contact, een betere sfeer en blijvende betrokkenheid.
